Konference EU Women - pracovní prostor

Z Virtuniv

Přejít na: navigace, hledání
  • Kdy: Neděle 12.9. příjezd, pondělí 13.9. Konference, úterý 14.9. Meeting , středa 15.9. Odjezd
  • Kde: Ostrava - Poruba (konference), Ostrava - Centrum (meeting)

Obsah

[editovat]

Informace pro partnery

[editovat]

Zahraniční hosté

  • viz anglické stránky konference
[editovat]

Balíčky pro hosty

  • 4 typy:
    • Pro ženy Case studies
      • 8 sad Swarowski
      • 8 tašek
      • 8 triček EKF
      • 8 hrníčků EKF
      • 8 složek na prospekty - univerzitní
      • 8 tužek EKF
    • Pro partnery
      • složka (v EN)
      • taška
      • průpiska EKF
      • USB
      • papíry s logy
    • Pro účastníky
      • složka
      • taška
      • USB
      • průpiska EKF
      • papíry s logy
    • Pro X hosty (navíc)
      • složka
      • taška
      • průpiska EKF
      • papíry s logy
  • Zajistila jsem 70 ks univerzitních složek!!!
  • Univerzita není schopna zajistit žádné propagační dárky
  • Mame uz 60 ks tasek
  • Resime almanachy (alespon pro partnery)
[editovat]

Učebna pro eL kurz

Informace Juráň:

  • NK 326, NK 426 (FEI, kat. 450, kdo je správce, toho požádat)
  • NK 220 (FAST, kat 347, 14 počítačů)
  • Pokud ntb, volat síťaře, např. Burdík)
  • také CIT má učebnu - poptat se Jany V.
      • My nebudeme dělat ten koutek přímo v Aule? Mám to totiž zajištěné na místě.
[editovat]

Aktuálně řešit

  • resim nabidku obedu na 14.9. v radnici
  • prosim, navrhnete variantu z vyberu jidel na 13.9. v Zamecku
  • zitra, tj. 25.8. s Hankou provedeme objednavku rautu a zajistime bus (zadanka)
[editovat]

Základ PROGRAMU pro 12. - 15. 9. 2010

  • 12. 9. 2010 Příjezd zahraničních partnerů, následné ubytování
  • 13. 9. 2010 Konference EU WOMEN
  • 14. 9. 2010 Meetting day
  • 15. 9. 2010 Odjezdy partnerů
[editovat]

12. 9. 2010 Příjezd zahraničních partnerů, následné ubytování

  • Zajištění ubytování (hotel Imperial)
  • Kontrola pronajatých pokojů (nabídka jídel, závěsy, čistota)- provedeno
[editovat]

13. 9. 2010 Konference EU WOMEN

  • Zajištění prostor pro konání akce (Aula N2 8:00 - 19:00 hodin)
  • Zajištění autobusu pro přepravu
  • Zahájení konference
    • Polední coffeebreak
  • Pokračování jednání - konec
  • Odpolední raut (zajištěno v Porubě) CCA 25 000,- vč. CF
  • Zámeček
[editovat]

14. 9. 2010 Meetting day

  • Setkání partnerů na půdě EKF, místnost přes p. Wolfovou - E 206 - resim jeste mistnost bez monitoru
  • Dopolední nabídka kávy - Dořešit!
  • Polední oběd v Radniční restauraci
  • Pokračování Meettingu
  • Procházka po Ostravě
  • Večeře v La Tranquille (palačinkárna Stodolní, 19:00 hodin)
[editovat]

15. 9. 2010 Odjezdy partnerů

  • Odjezdy partnerů
  • Kontrola administrativy
[editovat]

Různé

[editovat]

Doprava

  • Poznámka: Školní autobus je nám k dispozici 13. a 14. 9. 2010, tj. po celé dva dny! :-)
  • Cena za km cca 16 kč, doba čekání 0 kč
[editovat]

Financování, propagace

V rozpočtu je

  • na propagační materiály (mimo tisky) 300 EUR cca 7500,-:
    • USB s logy
  • na tisky je po přesunu 400 EUR cca 10 000,-:
    • letáky
    • pozvánky na konferenci
    • visačky - tisk na IIV dle hostů
  • na organizaci konference 1980 EUR cca 49 500,- (a to si myslím, že do této položky nepatří nic z propagace)

Odhadovaný rozpočet:

  • 5 000,- BUS
  • 10 500,- Doplatek z USB (7 500,- jde z kat. 300 EUR)
  • 2 180,- Poštovné ( 1590,- a 590,-)
  • 25 000,- Raut
  • 3 000,- Dárky pro ženy Case studies
  • 790,- Nájem Zámečku
[editovat]

Porady

[editovat]

Porada 23.8.2010

  • Názvy příspěvků Case studies, krátká anotace
  • Zvané přednášky - představení autorů
  • Překlady na anglických stránkách
  • Moderátor konference?!
  • Zámeček, Palačinkárna
  • Znovu oznámení
  • Úřad práce
  • program 14.9. - učebna aj.
  • vyplnění evaluace
[editovat]

Porada 22.6.

  • Rozpočet
    • Upřesnění rozpočtu
    • Zaplaceny tisky pozvánek a leafletů.
    • Osloveny firmy pro zajištění flash disků.
    • Poštovné.
  • Balíčky, dárek pro autorky case studies
    • Flashky
    • 2GB
    • Barevný potisk

Propagace

    • Rozeslány dopisy školám, institucím, VIP hostům.
    • Prezentace o konferenci zveřjněna na Barcu.


[editovat]

Porada 010/05/24

  • Zajištění počítačové učebny v Porubě, pro účastníky konference.
  • Databáze pro rozeslání pozvánek - přidání kontaktů Slunečnice.
  • Kontrola zvacích dopisů. (Rozeslat i studentům celoživotního vzdělávání?) (Dr. Bauerová)
  • Zajistit garanci konference. (Dr. Bauerová)
  • Úprava pozvánek a leafletu
    • Doplnění garance - až bude zajištěna.
    • Doplnit celý název univerzity - VŠB-TUO.
    • Oprava chyb v leafletu - Litva x Lotyšsko.
  • Projednat s M. Kulštejnovou financování poštovného (Poštulková).
  • Registrační formulář - doplnit, zda zájemci rozumí anglicky.
  • Oficiální webové stránky http://EUWomen2010.vsb.cz - přesměrování na české
    • Kontrola funkčnosti přesměrování
    • Co zde umístit - rozvaha informací.
    • Odkaz na přihlášku na konferenci.
    • Umístění posteru projektu (Poštulková)
    • Úprava anglických webových stránek - průběžně (Šimečková)
  • Propagační předměty na konferenci
    • Cenová kalkulace pozvánek.
    • Zajištění tisku leafletů a pozvánek. (Poštulková)
    • Grafický návrh podložky - zjistit rozměry. (Šporková)
    • Zajištění volných papírů, lišt, slíd, tvrdých papírů (Poštulková)
    • Vytvoření hlavičkového papíru (Poštulková)
    • Vytvoření nového textu k propagaci, který bude umístěn na webu školy a fakulty (dr. Bauerová)
    • Příprava prezentace Barco
    • Načasování tiskové zprávy
[editovat]

Porada 010/05/10

  • Organizace konference
    • Zajištění rautu - informace přijdou e-mailem.
    • Zajištěno vystoupení Chorusu.
    • Informace o storno poplatcích v hotelích.
    • Určení deadlinu pro rezervace v hotelích.
    • Informace o cenách ubytování (45 EUR - Maria, 100 EUR - Imperial)
  • Byl vytvořen přihlašovací formulář pro zajištění ubytování.
  • Přihlašovací formulář:
    • Dokument.
    • Zaslání formuláře e-mailem.
    • Vytištěno bude 500 pozvánek, kam mohou být distribuovány přihlašovací formuláře.
  • Publicita
    • Vytvoření textu, který bude zveřejněn na stránkách univerzity. Data, kdy bude propagace spuštěna.
    • Banner - pevné zakotvení v aktualitách - potřebujeme povolení paní děkanky.
    • Manuál publicity: přidat banner.
    • Pověsit co možná nejdřív.
    • Kde jsou zveřejněny informace o konferencích.
    • Vytvořit tabulku publicity.
    • Web Sokolská 33.
    • Přehled všech činností k publicitě.
    • Pozvat Ing. Michaelu Petrovou na další schůzku ke konferenci. (Dalši schůzka za dva týdny).
    • Distribuce pozvánek na konferenci.
      • Vytvoření přehledu, různé typy dopisů.
      • Oficiální dopisy, modifikace.
      • Loga projektu, vytvoření hlavičky dopisu.
      • Vytvořena databáze kontaktů, kam bude dopis rozeslán.
      • Doplnění kontaktů z databáze IIV - poslat e-mailem (Soně Šimečkové, Zuzce Šporkové).

Partneři

  • 1x příspěvek zástupce státu
  • 1x case studies podnikání (podnikatelka)
  • Tabulka, název přednášejícího, název příspěvku.
  • Krátká anotace příspěvku.

Distribuce

  • Leaflet
  • Dopis - ne všem
  • Pozvánka
  • Přihlašovací formulář

Harmonogram

  • Poslat Soně Šimečkové na e-mail.
[editovat]

Porada ke konferenci 010/04/26

  • Organizace - zajištěno
    • Bylo zajištěno občerstvení, zablokovány místnosti na coffeebreaky.
    • Zpracována předběžná kalkulace na raut - 21.000,- Kč.
    • Zajištěny rezervace na oběd a večeři, Radnice, Palačinkárna.
    • Zjištění kapacit na hotely - sepsání dopisu o ubytování.
    • Vytvoření tabulky s přehledem hotelů. Stanovit deadline (30.06.2010?)
  • Kulturní program - zajištěno
    • Sbor Chorus.
    • Mezinárodní repertoár, cca 30 minut.
  • Umístění poznámky o konání konference na stránky www.euwomen.org
    • Sestavení registračního formuláře, taky může být přístupný word dokument online ke stažení.
    • Dopis, pozvánky, přihláška.
    • Vytvořit stránku na přihlašování na konferenci.EU Women - conference
      • Formulář - word - zasláno partnerům
      • Odkazy na hotely - zajištěno
      • Mapa, kde se nacházíme - zajištěno
      • Kontakty - zajištěno
      • Umístění deadlinů - zajištěno
      • Hlavičkový papír - PB wiki.
      • Stránky pbwiki
      • Napsat Seanovi o přístup.
  • Publicita konference.
    • Článek v novinách - Petrová??
    • Webové stránky - řešíme s panem Seibertem
    • Barco prezentace - řešíme
    • Propagace - EkF - Ing. Michaela Petrová - kdy ji pozveme na poradu?
    • Databáze - komu se bude posílat, komu fyzicky, komu e-mail, určení a oslovení cílových skupin.
    • Balíček propagačních materiálů - zjistila Hanka nějaké ceny?
[editovat]

Porada ke konferenci 010/04/15

  • Publicita
    • Tisková zpráva - oslovit paní Miarkovou, inzerát? (cenová nabídka), článek
    • Oslovit Ing. Petrovou
    • Propagační materiály
      • Podložka pod myš, šňůrka na krk, atd. - předběžná kalkulace
    • Tisk letáku, pozvánky na konferenci (Zuzka - text)
    • Text pozvánky následně poslat zahraničním partnerům
  • Místo konání
  • 1. den konference
  • 2. den meeting
  • Zjištění kalkulací na občerstvení
  • Registrační formulář, grafické přizpůsobení
  • Kulturní program - Chorus, průvodce Ostravou
[editovat]

Archiv porad

  • 23.3.2010, úterý, 9 hodin, Zuzka, MarKu, Soňa, Dana
  • 6.4.2010, úterý, 9:30, Zuzka, Soňa, Dana
  • 15.4., 12:30


[editovat]

Dopisy, pokyny Koordinátora

20.4.2010: Dana, Louise has made the valid point that we might need to use Final Meeting to make last minute preparations for the conference – what do the other partners think? Sean

Final conference in Cz - DRAFT

I expect VSB to organise the final conference (CEL will assist you). Conference dates were discussed in Sofia – I understood that VSB were to check the suitability of these dates and to finalise – are the proposed dates OK with VSB?

We will have to keep all the partners informed about the organisation of the conference – I expect they will wish to contribute.

Please use email as the primary means of communication regarding this and other important aspects of the project – we can upload the details to PBWorks when they are finalised.

What sort of leaflet? – as VSB is organising the conference I think you should be preparing the leaflet (I can help with the wording in English if necessary)

According to the minutes of the Sofia meeting, the following dates were proposed – please confirm if these are OK for VSB

Final conference in CZ Republic

- final conference will be in September - 2 day meeting – 1 day partners meeting, 2nd day conference - Possible week to be held: 13-17 Sept. 2010 - Conference will be in Ostrava, CZ Republic – Ostrava is approx. 3 hrs by rail from Prague or a 1 hour flight. Partners may wish to consider flying to Krakow or Vienna initially. - 12th Sept. – arrival - 13th Sept. – partners’ meeting in Ostrava - 14th Sept. – conference in Ostrava - 15th Sept. – Prague + departure

Best Regards

Sean

Hi Dana

My brother gets married on Saturday 18th September so I would need to be back in Belfast no later than the Friday 17th or if possible Thursday 16th September. So any day at the beginning of that week would be best for the conference.

I hope that is OK with you.

Best wishes from sunny Belfast!

Brian

EU WOMEN - LLL Projekt EU

Citováno z „http://www.virtuniv.cz/index.php/Konference_EU_Women_-_pracovn%C3%AD_prostor“
Osobní nástroje